Hola a tod@s: soy Evelio Martinez Cañadas (31 años), barcelonés. Vivo en la ciudad de l'Hospitalet de Llobregat, la segunda más grande de la provincia. Soy licenciado en Biología por la Universidad de Barcelona (2005), y Diplomado en Biblioteconomía y Documentación por la misma universidad (2009). Durante mis estudios de ByD, tuve la oportunidad de trabajar como bibliotecario en la Escuela Superior de Música de Catalunya (ESMUC), como documentalista en el Instituto Catalán de la Salud (ICS) de la Generalitat de Catalunya, y como archivero de la Banda de Música de Barcelona (BMB).

Actualmente, soy el  coordinador del archivo de infancia, del servicio territorial de Barcelona, de la Dirección General de Atención a la Infancia y la Adolescencia (DGAIA) de la Generalitat de Catalunya. Estoy contratado por la empresa de consultoría de nuevas tecnologías Serikat, que en su día ganó el concurso correspondiente, y dirijo un equipo de 5 personas para hacer del archivo un verdadero centro de información.

¿Me acompañas en este día?

6.30: Suena el despertador. Venga, ánimo Evelio....

6.50: Después de los “cinco” minutos extra, me levanto y voy disparado al baño: un afeitado y una buena ducha me hacen sentir persona de nuevo.

7.15: Desayuno. Zumo de naranja, unas tostadas de pan con aceite (una costumbre adquirida de mi familia), y el primer café del día.

7.40: Me planto en el metro en un tiempo récord. Hora punta. Saco el libro de la mochila (“¿Qué nos hace humanos?”, de Michael S. Gazzaniga), e intento concentrarme.

8.00 (vale, 8.05): Llego a las oficinas. La DGAIA es el organismo encargado de promover el bienestar de la infancia y la adolescencia en alto riesgo de marginación social; además, ejerce la tutela, en nuestro caso, de los niños y adolescentes desamparados de la provincia de Barcelona. La gestión de estos casos genera expedientes de diferente tipología (en función de la situación del menor), que han de ser gestionados por el archivo. El servicio territorial de Barcelona de la DGAIA se divide, a su vez, en dos servicios: Barcelona Ciudad y Barcelona Comarcas. Aunque el archivo de infancia es una unidad única, los dos servicios cuentan con una dependencia de archivo propia. Así que, a efectos prácticos, tenemos que gestionar dos archivos: entre ambos, suman más de 7000 expedientes. Como personal de empresa externa no fichamos, así que me dirijo directamente a la segunda planta, donde está ubicado el equipo del archivo: “buenos días”...

8.15: Ordenador encendido. Un rápido repaso a mis dos cuentas de mail y al Facebook para ver qué se explica la gente. Hago un “checklist” con las tareas de hoy, y una planificación rápida del tiempo que podemos dedicar a cada una. Reparto de actividades.

8.30: Hoy toca reunión: nos visita el responsable del archivo central. La reunión ha sido impulsada por una de los mandos intermedios del servicio de Barcelona Ciudad. ¿El tema?: el envío de 72 cajas de expedientes inactivos al archivo central. Eso suma unos 2000 expedientes. El envío implica tareas como: revisar los expedientes para asegurarnos de que no falta ninguna resolución judicial importante, extracción de clips, grapas y similares de la documentación (para mejorar sus condiciones de conservación), cambiar los expedientes de sus cajas actuales a cajas de archivo normalizadas,... Teniendo en cuenta la cantidad de trabajo que actualmente está realizando el equipo del archivo, intento hacer ver a mis interlocutores que la mejor solución pasa por realizar un esfuerzo conjunto para realizar el envío, dividiendo las tareas entre el equipo y los administrativos del servicio.

10.15: Parece que hay un acuerdo. Desde el archivo realizaremos un calendario con una previsión de envíos parciales al archivo central. Esto nos permitirá planificar mejor nuestro trabajo, y dosificar esfuerzos. Toca el segundo café del día, esta vez de máquina.

10.30: Trabajo en la oficina. Estamos intentando negociar con la gente de la DGAIA la implantación de unos procesos concretos para tratar la documentación. Esto ayudaría a hacer del archivo un centro de información con sus propias normas de funcionamiento interno, lo que permitiría ejercer un mayor control sobre la documentación que produce la gestión de los casos de los menores. Me informo sobre la estructura del departamento, los estadios por los que pasan los casos de los menores, las tipologías de expedientes que se producen,...

11.30: Hora de desayunar. Intento desconectar lo máximo posible: ni libros, ni artículos, ni música. Un paseo para aclarar ideas y....

12.00: … de vuelta a la oficina. Sigo dándole vueltas a los procesos. Realizo diagramas de flujo en PowerPoint (simple, pero efectivo). Trabajar en los procesos también me sirve para algo importante. Cuando el proyecto termine, tendrá lugar la “devolutiva técnica”: el servicio del archivo volverá a manos de la DGAIA, y será ésta quien pase a ocuparse de su gestión. Para entonces,   hay que haber sentado las bases para que el personal de la DGAIA pueda hacerlo de una forma efectiva. Así pues, intento documentar nuestras “mejores prácticas” para crear un manual de procedimientos propio del archivo.

13.30: Toca bajar a los archivos (planta -2). La tarea que más tiempo consume es la de incluir la documentación en su expediente respectivo. Pero no es la única: además, llevamos el control del préstamo de expedientes, y atendemos peticiones de consulta de documentos concretos y de reproducción de expedientes.

14.30: De vuelta a la oficina. Otro vistazo a las cuentas de mail. Anoto las tareas que han quedado pendientes y que podríamos retomar al día siguiente.

15.00: Se acabó por hoy: “hasta mañana”... Hacia el metro.

15.30: Llego a casa. No tengo demasiado apetito a esta hora, pero aún así intento llevar un horario razonable de comidas. Hago un poco de zapping, pero me decanto por los documentales de naturaleza. Me apasionan los animales y su comportamiento, y fue esa misma pasión la que en su día me llevo a los estudios de biología.

17.00: Tengo la gran suerte de vivir a cinco minutos de la biblioteca central urbana del sistema bibliotecario de l'Hospitalet de Llobregat, la biblioteca central Tecla Sala. Es un gran edificio de dos plantas construido sobre la antigua fábrica téxtil del mismo nombre. Este año celebra su 10º aniversario. Además, comparte edificio con el centro de arte contemporáneo Tecla Sala, por lo que es un equipamiento central en la vida de la ciudad. Intento pasar casi cada tarde. Me gusta chafardear por su fondo, y estar atento a  las novedades. Me relaja y, cómo no, siempre tengo oportunidades de aprender cosas nuevas.

19.00: Salgo de la biblioteca con un nuevo préstamo en la mochila, una novedad de este mes: “Gestión y planificación en bibliotecas”, de la editorial Alfagrama. Se me empiezan a acumular las lecturas de una manera preocupante. Y camino al metro de nuevo.

19.30: Doy clases colectivas de guitarra en una tienda de música de l'Hospitalet situada cerca de la zona más céntrica de la ciudad, la Rambla Just Oliveres, y hoy toca trabajar. Las clases son fundamentalmente para principiantes (aunque tengo algún grupo avanzado), y el principal objetivo es que, poco a poco, adquieran los recursos necesarios para tocar las canciones que ell@s mism@s elijan. Además de ser un extra económico, este trabajo me permite seguir ejercitando mi pasión por la música, a la que llevo dedicado más de una década. La sensación de comprobar como los alumnos van avanzando poco a poco en el manejo del instrumento no tiene precio. Quién sabe, quizá algún día superen al “maestro”...

20.30: Se acaba la clase. Me ha servido para desconectar, y además hoy hemos practicado con una de mis canciones favoritas: “Roxanne”, de The Police. Una vez más (¡la cuarta por hoy!) me dirijo al metro.

21.00: Hogar duce hogar. Una cena ligera y un vistazo a mi préstamo de la biblioteca.

22.30: Estoy rendido. A dormir, y a retomar fuerzas para mañana.

Despedida

Las tareas de mi cargo son de lo más variadas. Aparte de las propias de un archivero (gestión de la documentación de los expedientes), desempeño tareas de auditor de procesos, con el fin de proponer mejores en la gestión del archivo, y de gestor del conocimiento, con el fin de capturar el conocimiento del equipo para crear procedimientos estándar. Además, soy el enlace entre los  mandos de la DGAIA y  Serikat, por lo que tengo una importante responsabilidad en cuanto a la comunicación empresa-cliente. Y, como no, distribuyo el trabajo entre el equipo en función de las prioridades del archivo.

Es un trabajo duro, exigente, y que tiene que ver fundamentalmente con la gestión de un recurso  a menudo impredecible: las personas. Pero me permite ejercitar una amplia variedad de competencias, y poner en práctica diferentes conocimientos de diferentes ámbitos (management, consultoría, ByD,...).

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