EDAS Archivo Físico surge de la necesidad de controlar, gestionar y mantener en condiciones adecuadas los documentos que constituyen el archivo físico de las organizaciones, para definir una metodología de actualización e inclusión de nueva información y para encontrarla, ya sea ésta histórica o semiactiva.

Habitualmente los archivos de las organizaciones acaban siendo el cajón de sastre donde no se encuentra nada, donde va a parar todo lo que nadie quiere o ya no puede ser mantenido en su espacio de trabajo. Normalmente, falta una metodología de organización y de archivo que da lugar a la imposibilidad física de encontrar algo cuando es preciso.

EDAS Archivo Físico se ha diseñado para que cada organización decida, según su conveniencia, la organización física de la documentación determinando cuál ha de ser el criterio a la hora de asignar las signaturas, estableciendo los campos de referencia que permitan identificar los contenidos de las unidades documentales para que la localización de un determinado documento sea fácil, rápido y preciso y por último para aplicar políticas de expurgo predefinidas en el momento de la entrada de la documentación en el archivo, que estarán condicionadas por la naturaleza y valor de la documentación archivada.